http://minalunk.hu Nyomtatás
 
2019-05-21 16:44

Egy jubileumi találkozó megszervezése és utómunkái

|

Lezajlott a Bretzfeld-Budaörs partnervárosi kapcsolat évfordulós emlékünnepsége. Németországból több mint 200 vendég érkezett, az események több helyszínen folytak, több céggel kellett egyeztetni, meghívókat kiküldeni, szállást intézni…stb. De erről tájékoztasson inkább Géczy-Gaál Szilvia, aki munkatársával, Zsák Andrással együtt mindenben részt vett.

-Mikor kezdtek hozzá a szervezéshez?

-2017. októberében volt az első egyeztetés, 2018. áprilisában a két polgármester és a főszervezők egyeztettek személyesen. A konkrét, részletekbe menő szervezési munkák 2018. őszén kezdődtek.

-Melyek voltak a főbb feladatok,és az apróságnak tűnő, de mégsem az,például a étel-italos bonok elkészítése?

-Szállásfoglalás, étkezések átgondolása, a programok összehangolása a Budaörs Fesztivál programjaival, az egyes programelemek helyszíneinek bejárása, a rendezvény logójának és arculatának megtervezése, az ajándékok (városi és vendégek) kitalálása, a hivatalos ünnepség kereteinek egyeztetése, a vendégek mozgatásának megtervezése, a buszok parkolása stb.

-Mi okozott nehézséget?

-Az időjárás nagyon keresztbe tett a programoknak, illetve az eltervezetthez képest a hivatalos ünnepségre kétszer annyi német vendég jelezte a részvételét, így 3 héttel a rendezvény előtt a hivatalos ünnepséget teljesen át kellett tervezni, szállásokat kellett keresni és a Törökbálinton elhelyezett vendégek mozgatásáról is gondoskodni kellett.

-Melyek voltak számára a legemelkedettebb pillanatok?

-A delegáció megérkezése mindig örömteli pillanat, hiszen régi ismerősök látják viszont egymást. A hivatalos ünnepség is megható pillanatokat okoz a résztvevőknek. A kötetlen programok, közös étkezések során teljesen közvetlen, baráti beszélgetések teszik felejthetetlenné az itteni napokat.

-Volt még feladat azután, hogy a vendégek útra keltek?

-A különböző számlák rendezése adminisztratív munka, de ilyenkor gondolunk arra is, hogy a szervezésben és lebonyolításban részt vevőknek megköszönjük a munkáját. És persze rögtön a bretzfeldi utazással kapcsolatos akut feladatokat kezdtük csinálni,

-Készülnek a közelgő bretzfeldi látogatásra?

-Igen, készültünk, hiszen 90 fős delegáció utazott Bretzfeldbe. Az utaztatás sem egyszerű feladat, de a kinti programokkal kapcsolatosan is folyamatosan egyeztetni kellett a bretzfeldi szervezőkkel. (A látogatás azóta már megtörtént.)

Köszönöm a tájékoztatást.

s.k.


Hozzászólás beküldéséhez lépjen be felhasználónevével. Amennyiben még nem regisztrált felhasználó, itt regisztrálhat!

Bővebben kifejtené véleményét? Írását küldje el szerkesztőségünk e-mail címére.